Am un PFA, oare pot sa îmi țin contabilitatea singur? DA și nu este atât de complicat ai putea crede.

Finanțe
Alți freelanceri
July 28, 2022

Pana sa raspundem la intrebare sa ne familirizam un pic cu termenul de PFA și ce reprezinta aceasta forma juridica. PFA-ul este, mai exact, cea mai simpla modalitate prin care o persoană poate să desfășoare activități economice individuale, fiind suficiente cunoștințele și abilitățile sale personale pentru a-și duce la îndeplinire obiectivele. Bineînțeles, uneori mai are nevoie și de anumite dotări suplimentare (un utilaj, un program software, o licență, etc), însă, în general ceea ce contează sunt abilitățile titularului PFA-ului.Această formă de organizare este reglementată de OUG nr. 44/2008, intrată în vigoare de la data de 25.04.2008. Tot în acest act normativ găsim forme de organizare similare, respectiv Întreprindere Individuală (care este, practic, tot un PFA, cu mici diferențe legate de numărul de coduri CAEN ce pot fi autorizate și/ sau numărul maxim de salariați pe care îi poate avea), sau Întreprinderea Familială, care este forma de organizare indicată atunci când vrei să-ți cooptezi familia în activitatea respectivă.

Sa luam cel mai intalnit exemplu. Un PFA, fără angajați și neplatitor de TVA. Ce spune legea, ce trebuie sa facem…

Odată ce ai înființat firma ești obligat să întocmești registre unde să-ți păstrezi evidența afacerii = veniturile și cheltuielile aferente activității economice. Iți  recomandăm să ai un cont separat de afaceri și să nu amesteci veniturile și cheltuielile firmei cu cele private deoarece acest lucru va ușura mult întreținerea rapoartelor.

Ce documente sunt necesare pentru contabilitate (m-as opri aici)

Ca orice entitate legal înregistrată, și PFA-ul trebuie să în organizeze evidența contabilă, care, de regulă este în partidă simplă. Evident, dacă dorește, PFA-ul poate opta pentru evidența contabilă în partidă dublă, care permite o mai bună cunoaștere în detaliu a situației sale economice, însă poate fi mai complicată și necesită cunoștințe temeinice de contabilitate și fiscalitate.
Contabilitatea în partidă simplă presupune evidențierea încasărilor și a cheltuielilor aferente afacerii, veniturile și cheltuielile fiind recunoscute la data încasării, respectiv plății lor.

Pentru a evidentia operațiunile efectuate în contabilitatea in partida simpla, sunt necesare următoarele registre contabile:

  • Registrul-jurnal de încasări și plăți - tradus simplu, toate veniturile și cheltuielile afacerii tale (în numerar și prin conturi bancare) pentru activitatea desfasurata. În fiecare lună evidentiezi și însumezi valorile. Trebuie să reții că acest registru include într-adevăr toate tranzacțiile tale. de afaceri, inclusiv împrumuturile bancare, sumele primite ca compensații, sponsorizări, donații, subvenții, rambursări de taxe, penalități și amenzi plătite. Există un model aprobat de autorități cu informații  pe care trebui să le conțină: data operațiunii, denumirea și numărul documentului justificativ pentru evidență, explicația înregistrării și bineînțeles sumele. De obicei, este suficient să folosești ca document justificativ extrasele bancare în care sunt menționate toate veniturile și plățile efectuate, împreună cu facturile emise/ primite partenerilor/ de la parteneri. Pentru tranzacțiile cu numerar este vorba de chitanțe/ bonuri fiscale, însoțite, de asemenea de facturi.
  • Registrul de inventar - ești obligat sa ai în acest raport toate elementele inventariate la sfârșitul anului (mijloace fixe, obiecte de inventar, stocuri, drepturi de încasat, obligații de plată, soldul din contul bancar, etc). Exista și un model de oficial al acestui registru, în care prima coloană conține data înregistrării, a doua conține fiecare element inventariat sau grup de elemente inventariate și a treia, coloana cu valoarea de inventar - este valoarea inițială a articolului, de ex. laptop 5 000 lei.
  • Registrul de Evidență Fiscală -  în acest raport îți iei în calcul și deductibilitatea cheltuielilor afacerii tale. Cel mai probabil vei avea unele cheltuieli care nu sunt deloc deductibile și unele cheltuieli care sunt deductibile integral sau parțial. Acest raport conține veniturile impozabile aferente activității economice și cheltuielile deductibile pe care le-ai efectuat pentru a genera acele venituri.

Nu ești sigur ce puteți deduce? Avem un blog suplimentar pe acest subiect aici: “Cum să ții contabilitatea ca freelancer fără excel și fără un contabil și să maximizezi economiile”.

Un PFA care are contabilitate in partida simpla poate sa folosească toate formularele prevăzute mai sus sau doar o parte din ele, in funcție de tipul activitatii desfasurate, cu condiția ca acestea sa permita evidentierea tuturor informațiilor necesare pentru a-și îndeplini toate obligațiile legale. Simplu spus, dacă, de exemplu, nu ai niciun obiect de inventar, atunci nu trebuie să păstrezi sau sa intocmesti acest raport.
Inventarierea pentru contabilitatea in partida simpla trebuie efectuată la începutul activității unui PFA, cel putin o data pe an, dar si atunci cand activitatea este incetata. Pare complicat dar nu este, pentru ca Fairo face toate aceste lucruri pentru tine. Descarca gratuit aplicatia Fairo.
Și nu în ultimul rând: Contabilitatea in partida simpla trebuie ținută în limba română și în moneda națională. Dacă ai și venituri și cheltuieli din tranzacții în valută, ar trebui să convertesti suma în lei folosind cursul de schimb de la banca națională a României de la data operațiunii.

Chiar dacă sună poate plictisitor și necesită timp, există și un efect secundar plăcut al păstrării acestor rapoarte - veți înțelege mai bine cum funcționează afacerea tale. de-a lungul timpului și vă va fi mai ușor să creezi declarația unică. Fairo creează automat pentru tine toate statisticile 😊

Bun, după ce avem toate aceste documente urmează pasul final să declarăm taxele către stat prin “Declarația unică”

În cazul PFA-urilor deja existente, trebuie să trecem venitul impozabil și cheltuielile deductibile totale realizate în anul anterior și să estimezi veniturile impozabile și cheltuielile deductibile pentru anul în curs si sa determini, astfel, impozitul pe venit și contribuțiile sociale obligatorii pe care le ai de plătit . Stai fără griji, in curand, cu Fairo toate aceste informații sunt completate automat și în timp real, tu nu trebuie decat sa apeși butonul de generare a declarației unice.

La final un scurt rezumat a celor menționate mai sus:

Pentru a-ți ține singur contabilitatea pentru PFA în partidă simplă dacă nu ești plătitor de TVA și nu ai angajați, ai nevoie de 3 registre contabile: Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, Registrul Inventar și Registrul de Evidență Fiscală.

  1. Înregistrează toate operațiunile (încasări și plăți) în ordine cronologică în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți. Incearca Fairo, Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți este completat automat de catre noi.
  2. La final de an înregistrează în Registrul Inventar activele, obiectele de inventar, stocul de marfă, datoriile și creanțele (sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului. Poți face asta simplu și ușor cu Fairo, descarca gratuit aplicatia.
  3. La final de an, analizează împreună cele două Registre (de Încasări și plăți și Registrul-inventar) și identifică sumele ce reprezintă venit impozabil și pe cele care intră în categoria cheltuielilor deductibile. Odată identificate, grupeaza-le în funcție de sursa de venit și de categorie (cheltuieli cu materialele de lucru, cheltuieli cu benzina, etc.), după modelul de mai sus. Calculează sumele totale (adică pe tot anul) și înregistrează-le în Registrul de Evidență Fiscală. Hmm… suna complicat? nicidecum,  cu Fairo este foarte ușor. Sumele sunt calculate automat în baza informațiilor înregistrate în contabilitate. Descarca aplicatia și convinge-te.
  4. Completează Declarația Unică cu datele din Registrul de Evidență Fiscală privind venitul total realizat și cheltuielile deductibile. Diferența dintre cele două este venitul net, la care vei plăti impozit în valoare de 10%. Stai fara griji, Fairo se ocupăm și de acest aspect. Cu un singur click declarația unică este generata și gata pentru a fi depusă la ANAF.